Zeitmanagement: Mit Reserven statt auf Reserve

Wenn wir einen Trumpf auf der Hand haben, den wir noch nicht ausgespielt haben, können wir aus dieser Position heraus entspannter und optimistischer heraus handeln. Nicht nur beim Karten spielen.

Reserven zu haben, gibt ein gutes Gefühl. Im Rückstand zu sein, kann in besonderen Fällen zu erhöhter Leistung motivieren, doch wird dies zum Dauerzustand, überholen uns Stress und Erschöpfung.

Machen wir uns das bei der Tagesplanung zu Nutze! Das Prinzip ist einfach: Mehr Zeit einplanen, als wir zu benötigen vermuten.

Von starren Regeln wie „immer doppelt so viel Zeit einplanen“ oder „nur den halben Tag verplanen“ halte ich wenig, denn sie sind zu unflexibel und nicht auf unsere individuelle Persönlichkeit abgestimmt. Unsere Persönlichkeit ist ein wichtiger Faktor, denn sie bestimmt ganz wesentlich, wie realistisch wir mit unserer Zeitschätzung sind.

Den Zeitbedarf für Aufgaben, die wir mit Anderen gemeinsam ausführen, können wir längst nicht so genau planen wie den für Aufgaben, die wir alleine ausführen. Bei neuen Aufgaben fehlen uns die Erfahrungswerte, bei Aufgaben, die wir schon oft erfolgreich durchgeführt haben, wissen wir, wie viel Zeit wir einplanen sollten.

Sind die Pufferzeiten und Restzeiten zu lang, nutzen wir das Instrument Tagesplanung nicht gut, weil wir zu wenig aus unserer Arbeitszeit machen. Je mehr Zeit zur Verfügung steht, desto länger brauchen wir sehr oft auch, bis wir fertig sind. Zwei Stunden vor unserem Plan zu sein, ist nicht anzustreben, eine halbe Stunde ist ein guter Wert.

Als Grundregel gilt selbstverständlich, lieber zu viel als zu wenig Zeit reservieren. Bei Aufgaben, deren Zeitbedarf gut absehbar ist, planen wir besser nur wenig mehr Zeit ein und sind bei zeitlich schwer einschätzbaren Aufgaben großzügiger.

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Oliver Springer

Oliver Springer

Seit 2008 bin ich im Hauptberuf Blogger und schreibe für eigene Projekte und im Auftrag zu einer Reihe von Themen, darunter Kaffee, Internet, Mobilfunk, Festnetz, Video-on-Demand, Selbstmanagement und Musik … Zuvor hatte ich 14 Jahre lang als Moderator und Redakteur für den Radiosender JAM FM gearbeitet, wo ich später auch den Internetauftritt betreute. 2002 gründete ich mit einem meiner Radiokollegen die Urban Music Website rap2soul.de und 2018 brachten wir den Radiosender PELI ONE in Air.

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